Cara Compress File Excel Size Terlalu Besar

Baca Juga

 

Cara Compress File Excel Size Terlalu Besar

File Excel yang memiliki ukuran terlalu besar sering menjadi masalah, terutama ketika ingin mengirimnya melalui email, mengunggah ke aplikasi kerja, atau menyimpannya di penyimpanan cloud. Ukuran Excel yang membengkak umumnya terjadi karena terlalu banyak gambar, data tidak terpakai, format berlebihan, atau penggunaan fitur tertentu yang memakan ruang. Untungnya, ada beberapa cara mudah untuk compress file Excel tanpa merusak isi datanya. Artikel ini akan membahas langkah-langkah lengkap dan aman untuk mengecilkan ukuran file Excel Anda.

 

1. Hapus Data & Worksheet yang Tidak Diperlukan

Banyak pengguna tidak sadar bahwa worksheet kosong atau data tersembunyi dapat menyebabkan ukuran file Excel membengkak. Untuk mengatasinya:

• Periksa setiap sheet, lalu hapus sheet yang tidak digunakan.
• Hapus data yang tidak terlihat seperti baris atau kolom tersembunyi.
• Kosongkan baris kosong yang mungkin dianggap Excel sebagai area kerja aktif.

Tips: Tekan CTRL + End untuk melihat area akhir data yang dianggap aktif oleh Excel. Jika terlalu jauh, hapus area kosong tersebut.

 

2. Kompres Gambar di Dalam Excel

Gambar memiliki kontribusi besar dalam memperbesar ukuran file. Excel memiliki fitur bawaan untuk mengompres gambar:

1. Klik salah satu gambar di Excel.
2. Pilih Picture Format → Compress Pictures.
3. Hilangkan centang Apply only to this picture jika ingin kompres semua gambar.
4. Pilih resolusi yang lebih rendah (misalnya Email (96 ppi)).
5. Klik OK.

Cara ini sering kali bisa menurunkan ukuran file hingga 70% jika Anda memakai banyak gambar.

 

3. Simpan File ke Format Excel Modern (.XLSX)

Jika masih menggunakan format lama seperti .XLS, ukuran file cenderung lebih besar karena tidak mendukung kompresi modern.

Cukup simpan ulang file sebagai:

• File → Save As → Excel Workbook (*.xlsx)

Format .xlsx menggunakan teknologi ZIP internal sehingga file lebih kecil.

 

4. Gunakan Fitur “Reduce File Size” (Microsoft 365 / Excel Terbaru)

Beberapa versi Excel modern memiliki opsi otomatis untuk mengecilkan ukuran file:

• Masuk ke File → Info → Reduce File Size.

Langkah ini secara otomatis akan membersihkan data berlebih dan mengompres elemen tertentu.

 

5. Gunakan Power Query untuk Data Besar

Jika file Anda berisi data yang sangat besar (ribuan hingga ratusan ribu baris), penggunaan Power Query sangat disarankan. Power Query lebih efisien dalam memproses data, sehingga file tidak mudah membengkak.

Anda bisa mengimpor data eksternal menggunakan:

• Data → Get Data → From File / From Folder

Power Query akan membantu mengurangi beban worksheet.

 

6. Hapus Format Berlebihan (Conditional Formatting / Warna / Borders)

Terlalu banyak format seperti:

• warna cell,
• border,
• conditional formatting,
• filter kompleks,

dapat memperbesar file Excel.

Cara menghapus format:

• Blok seluruh sheet (CTRL + A)
• Masuk ke Home → Editing → Clear → Clear Formats

Lalu format kembali bagian yang diperlukan saja.

 

7. Bersihkan “Pivot Cache” pada PivotTable

PivotTable dapat menyimpan cache yang membuat file membesar. Untuk mencegah itu:

1. Klik PivotTable.
2. Masuk ke PivotTable Options.
3. Di tab Data, hilangkan centang Save source data with file.
4. Pilih Refresh data when opening the file.

Ini membantu mengurangi ukuran secara signifikan pada file yang memiliki banyak PivotTable.

 

8. Simpan File dalam Bentuk Zip

Cara paling sederhana untuk compress file Excel adalah dengan memasukannya ke dalam ZIP:

1. Klik kanan file Excel.
2. Pilih Send to → Compressed (zipped) folder.

Cara ini cocok untuk mengirim file via email atau WhatsApp agar lebih kecil.

 

9. Gunakan Situs Online Compress Excel

Jika Anda ingin cara cepat tanpa instal aplikasi, gunakan tools online seperti:

• SmallPDF
• iLovePDF
• WeCompress
• Online2PDF

Cukup unggah file, lalu unduh kembali versi yang sudah dikompres.

Catatan penting: Hindari mengupload file Excel yang berisi data sensitif seperti laporan keuangan atau data pribadi.

 

10. Membagi File Besar Menjadi Beberapa Bagian

Jika ukuran file sangat besar (lebih dari 50–100 MB), solusi terbaik adalah memecah data menjadi beberapa file terpisah berdasarkan:

• bulan,
• tahun,
• departemen,
• kategori data.

Ini membuat file lebih ringan dan lebih mudah digunakan.

 

Mengatasi ukuran file Excel yang terlalu besar tidak sulit jika Anda tahu caranya. Anda bisa menghapus data tak terpakai, mengompres gambar, mengubah format ke .xlsx, atau menggunakan fitur bawaan seperti Reduce File Size. Selain itu, Anda juga bisa memanfaatkan tools online maupun membagi file menjadi beberapa bagian.

Dengan mengikut